Bei Absagen nicht verzagen – Notfallplan folgen

Zusammen mit den Hochzeitseinladungen empfiehlt es sich, um eine schnellstmögliche Rückmeldung zu einem festen Termin zu bitten mittels einer RSVP-Karte (répondez s'il vous plaît/ um Rückmeldung wird gebeten). Foto: svaga
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Der Hochzeitstag ist der wichtigste Tag im Leben von Braut und Bräutigam, dass das jedoch nicht auch auf die Gäste zutrifft, zeigen in der Regel die Absagen, die auf die Einladungen folgen. Doch, was tun, wenn es mehr Absagen werden und die Planung somit ordentlich ins Wanken gerät? Auf jeden Fall Ruhe bewahren und diesen Fall, auch wenn er hoffentlich nicht eintritt, durchplanen.


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Der frühe Vogel…

…fängt in diesem Fall den Gast. Brautpaare sind also gut beraten, wenn sie die Save-the-Date-Einladungen so früh wie möglich rausschicken. Auch wenn das Wo und Wie noch nicht geklärt ist, so zumindest schon einmal das Wann – und das sollte allen Gästen schnellstmöglich mitgeteilt werden. Das Versenden kann ruhig sechs Monate vor der Hochzeit erfolgen. Um die Rückantwort sollte bis vier Monate vor dem Hochzeitstermin gebeten werden. Gäste, die da bereits genau wissen, dass sie an dem Tag verhindert sind, sagen meist gleich ab, sodass die Chance besteht, weitere Gäste von der B-Liste nachrücken zu lassen (regionalHochzeit.de berichtete).

Kein Kindergeburtstag

Wie in jedem Freundes- und Familienkreis, gibt es sicherlich auch bei Braut und Bräutigam einige Gäste, denen man immer hinterher telefonieren muss. Warum sollte das bei einer Hochzeitseinladung anders sein? Hier sollte das zukünftige Ehepaar Ruhe bewahren und die „Vergesslichen“ nacheinander kontaktieren und um Zu- oder Absage bitten. Hier dürfen sie ihrer Bitte auch ruhig ein wenig Nachdruck verleihen, indem sie darauf hinweisen, dass jeder Gast im Budget eingeplant werden muss und sie es vermeiden wollen, für jemanden zu zahlen, der nicht kommt. Es ist schließlich der wichtigste Tag ihres Lebens und kein Kindergeburtstag.

Krank, Kinder und weitere Katastrophen

Sind die eventuellen Absagen verdaut und das Brautpaar hat die finale Gästeanzahl anhand der Zusagen an Caterer, Lieferanten übermittelt, kann der große Tag kommen – wenn in der Regel nicht noch mit kurzfristigen Absagen einiger Gäste gerechnet werden müsste. Die Gründe können hier ganz unterschiedlich sein: Krankheit des Eingeladenen, seines Nachwuchses, oder schlicht eine fehlende Betreuung des selbigen. Auch Flüge oder Zugverbindungen können unerwartet ausfallen und somit eine Anreise verhindern. Mit bis zu zehn Prozent kurzfristiger Absagen sollte das Brautpaar lieber rechnen.

Kommunikationskette starten

Geht es bei der Auswahl der Kleidung, der Location, des Caterings und der Unterhaltung in erster Linie um Qualität, ist auch die Quantität entscheidend, um die Traumhochzeit auch wirklich perfekt zu planen. Schließlich müssen auch die Mitwirkenden wissen, mit wie vielen Gästen sie kalkulieren und planen müssen. Ändert sich nun die zuvor genannte Gästeanzahl, müssen ALLE umgehend informiert werden – der Betreiber der Location, der Caterer, der Konditor bis hin zum Floristen. Nicht selten kann sich der kalkulierte Stückpreis bzw. die Kosten pro Gast durch vermehrte Absagen erhöhen. Je früher die verminderte Gästeanzahl mitgeteilt wird, desto mehr darf das Brautpaar auf die Kulanz des Gegenübers hoffen. Eine geringe Reduzierung der Personenanzahl kann eventuell sogar kostenfrei storniert werden. Gerade kurzfristige Absagen können auch gravierende Auswirkungen auf die Tischordnung haben, die das Brautpaar dann entsprechend umplanen muss. Eventuell können ganze Tische eingespart werden, was wiederum auch Auswirkungen auf die Tischdeko und -wäsche, das Leihgeschirr und -mobiliar haben kann, und somit den entsprechenden Lieferanten mitgeteilt werden sollte.

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